Tentang S-Office.Id

Aplikasi Smartoffice merupakan salah satu inovasi dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi yang dikembangkan untuk mendukung pelayanan administrasi perkantoran di Kementerian Agama. Dimulai dari Pengajuan layanan, disposisi, proses hingga selesai, dilengkapi notifikasi, dan semuanya dikelola oleh satu sistem yang terintegrasi.

Beberapa tujuan dari pengembangan sistem Smartoffice yaitu:

  1. Mengimplementasikan kebijakan terkait e-Government sebagai sarana pendukung dalam mewujudkan pelayanan publik secara praktis dan efisien.
  2. Mewujudkan sistem pengarsipan dokumen secara digital
  3. Meningkatkan kinerja instansi pemerintah
  4. Membangun wadah utama sebagai pusat intergrasi sistem dilingkup pemerintahan

Beberapa manfaat dari implementasi sistem Smartoffice yaitu:

  1. Memudahkan publik dalam mengirim surat secara online ke instansi pemerintah
  2. Memudahkan publik dalam mengetahui/mentracking posisi surat yang dikirimkan ke instansi pemerintah
  3. Memudahkan sistem pengarsipan surat masuk/keluar
  4. Memudahkan pimipinan dalam mendisposisi surat masuk secara mobile
  5. Memudahkan pegawai terutama pimpinan dala mencari surat atau dokumen saat diluar kantor
  6. Mempermudah pengambilan kebijakan
  7. Memudahkan pimpinan dalam melakukan evaluasi dan monitoring
  8. Memudahkan koordinasi dalam lingkup kedinasan
  9. Mengefisiensikan biaya ATK, biaya kurir dan biaya operasional dalam pendistribusian surat
  10. Mempermudah ASN terutama Pimpinan dalam mengakses seluruh data/informasi dari seluruh sistem yang terintegrasi ke Smartoffice
  11. Membantu penyimpanan agenda, pengumuman dan dokumen instansi

Daftar Persyaratan/ Dokumen Layanan

SELURUH DOKUMEN DISCAN (DISATUKAN DALAM PDF) DAN DIUPLOAD KE DALAM FORM PENGAJUAN

Urusan Tata Usaha Umum (1)
SURAT MASUK (1):
- Surat/ Dokumen/ berkas yang ditujukan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi

Urusan Tata Usaha Keuangan (2)
PERMOHONAN DAFTAR GAJI (2):
- Mengisi form atau menyebutkan identitas diri
- Permohonan Online melalui link https://kotajambi.ptsp.web.id

PERSETUJUAN KREDIT BANK UNTUK PEGAWAI (1):
- Membawa Formulir dari Bank yang telah melakukan kerjasama kepada Kementerian Agama Kota Jambi

Urusan Tata Usaha Kepegawaian (3)
CUTI PEGAWAI NEGERI SIPIL (3):
- Formulir permintaan dan pemberian cuti
- Surat rekomendasi dari pimpinan satuan/unit kerja
- Surat keterangan sakit dari dokter ( bagi pengajuan cuti sakit )

LEGALISIR DOKUMEN KEPEGAWAIAN APARATUR SIPIL NEGARA (ASN) (1):
- Membawa dokumen yang akan dilegalisir

PENERBITAN KGB PEGAWAI NEGERI SIPIL (4):
- Permohonan
- Fotokopi SK Pangkat terakhir;
- Fotokopi SK Jabatan terakhir;
- Fotokopi SK KGB terakhir.

Seksi Penyelenggara Haji dan Umroh (9)
REKOMENDASI PEMBUATAN PASPORT UMROH/HAJI KHUSUS (5):
- Surat Permohonan Pengajuan Rekomendasi Pembuatan Pasport Umroh/haji khusus yang ditujukan Kepada Kantor Kementerian Agama Kota Jambi
- Surat Kuasa dari Calon Jamaah apabila pengurusan diwakilkan kepada PPIU/PIHK
- Surat Keterangan dari PPIU/PIHK atau kantor cabang yang telah mendapatkan pengesahan dari kanwil Kemenag Provinsi setempat yang ditanda tangani oleh pimpinan PPIU/PIHK yang berisi daftar nama calon Jemaah Umrah atau haji khusus
- Fotokopi SK Operasional PPIU/PIHK yang masih berlaku
- Fotokopi bukti Setoran Awal BIPIH (bagi calon jemaah Haji khusus)

PEMBATALAN PENDAFTARAN JAMAAH HAJI SETORAN AWAL BIPIH KARENA MENINGGAL DUNIA (10):
- Surat Permohonan Pembatalan bermaterai 10.000 dari Ahli Waris/Kuasa Waris yang ditujukan kepada Kepala KanKemenag Kota/Kabupaten;
- Akte Kematian yang di keluarkan oleh Disdukcapil
- Surat Keterangan Ahli Waris bermaterai 10.000 yang dikeluarkan oleh Lurah/Kepala Desa yang diketahui oleh Camat
- Surat Kuasa Ahli Waris yang mengetahui Ketua RT dan Lurah
- Fotokopi KTP Ahli waris dan Kuasa Waris
- Asli Bukti Setoran Awal BPIH yang di keluarkan BPS/BPIH
- Asli SPPH
- Nomor Telp Kuasa Waris
- Fotokopi Buku Tabungan Jemaah Wafat
- Fotokopi Buku Tabungan Ahli Waris/Kuasa Waris yang masih aktif pada BIPIH yang sama dengan Rekening Jamaah Wafat

PEMBATALAN PENDAFTARAN JAMAAH HAJI SETORAN LUNAS BIPIH KARENA MENINGGAL DUNIA (10):
- Surat Permohonan Pembatalan bermaterai 10.000 dari Ahli Waris/Kuasa Waris yang ditujukan kepada Kepala KanKemenag Kota/Kabupaten
- Akte Kematian yang di keluarkan oleh Disdukcapil
- Surat Keterangan Ahli Waris bermaterai 10.000 yang dikeluarkan oleh Lurah/Kepala Desa yang diketahui oleh Camat
- Surat Kuasa Ahli Waris yang mengetahui Ketua RT dan Lurah
- Fotokopi KTP Ahli waris dan Kuasa Waris
- Asli Bukti Setoran Awal dan Setoran Lunas BPIH yang di keluarkan BPS/BPIH
- Asli SPPH
- Nomor Telp Kuasa Waris
- Fotokopi Buku Tabungan Jemaah Wafat
- Fotokopi Buku Tabungan Ahli Waris/Kuasa Waris yang masih aktif pada BIPIH yang sama dengan Rekening Jamaah Wafat

PEMBATALAN PENDAFTARAN JAMAAH HAJI SETORAN AWAL BIPIH REGULER (6):
- Surat Permohonan Pembatalan bermaterai 10.000 dengan menyebutkan alas an pembatalan yang ditujukan kepada Kepala KanKemenag Kota/Kabupaten;
- Asli Bukti Setoran Awal BPIH yang di keluarkan BPS/BPIH
- Asli SPPH
- Nomor Telp
- Fotokopi KTP memperlihatkan aslinya
- Fotokopi Buku Tabungan an. Jamaah yang bersangkutan

PEMBATALAN PENDAFTARAN JAMAAH HAJI SETORAN LUNAS BIPIH REGULER (6):
- Surat Permohonan Pembatalan bermaterai 10.000 dengan menyebutkan alas an pembatalan yang ditujukan kepada Kepala KanKemenag Kota/Kabupaten;
- Asli Bukti Setoran Lunas BPIH yang di keluarkan BPS/BPIH
- Asli SPPH
- Nomor Telp
- Fotokopi KTP memperlihatkan aslinya
- Fotokopi Buku Tabungan an. Jamaah yang bersangkutan

PEMBATALAN NOMOR VALIDASI JAMAAH HAJI (5):
- Surat Permohonan Pembatalan bermaterai 10.000 dengan menyebutkan alas an pembatalan yang ditujukan kepada Kepala KanKemenag Kota/Kabupaten;
- Asli Bukti Setoran Awal BPIH yang di keluarkan BPS/BPIH
- Nomor Telp
- Fotokopi KTP memperlihatkan aslinya
- Fotokopi Buku Tabungan an. Jamaah yang bersangkutan

PEMBATALAN NOMOR VALIDASI JAMAAH HAJI (5):
- Surat Permohonan Pembatalan bermaterai 10.000 dengan menyebutkan alasan pembatalan yang ditujukan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kota
- Bukti Asli Setoran Awal BPIH yang dikeluarkan BPS BPIH
- Nomor Telp
- Fotokopi KTP memperlihatkan aslinya
- Fotokopi Buku Tabungan an. Jamaah yang bersangkutan

REKOMENDASI PELIMPAHAN NOMOR PORSI JEMAAH HAJI MENINGGAL DUNIA (11):
- Surat Permohonan Pelimpahan Nomor Porsi Jemaah Haji bermaterai 10.000 yang ditujukan kepada Kepala KanKemenag Kota Jambi
- Fotokopi Akte Kematian yang di keluarkan oleh Disdukcapil terhitung meninggal dunia sejak 29 April 2019
- Asli Bukti Setoran SetoranAwal atau Setoran Lunas BPIH yang di keluarkan BPS/BPIH
- 4. Asli Surat Kuasa penunjukan Pelimpahan Nomor Porsi Haji meninggal Dunia yang ditanda tangani oleh Suami, Istri, ayah, Ibu, Anak kandung dan saudara Kandung yang diketahui Ketua RT dan Lurah/Kepala Desa
- Asli Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak yang ditanda tangani oleh penerima pelimpahan nomor porsi haji
- Fotokopi KTP Jamaah Wafat memperlihatkan aslinya
- Fotokopi KTP Jamaah Penerima Pelimpahan Nomor Porsi memperlihatkan aslinya
- Salinan KK, Akte Kelahiran, Buku Nikah atau ijazah jamaah wafat menunjukan aslinya
- Salinan KK, Akte Kelahiran, Buku Nikah atau ijazah jamaah penerima pelimpahan nomor porsi haji Fotokopi buku tabungan menunjukan aslinya
- Fotokopi buku tabungan penerima pelimpahan nomor porsi haji
- Penerima Pelimpahan berusia minimal berusia 12 th

PELIMPAHAN NOMOR PORSI JEMAAH HAJI SAKIT PERMANEN (10):
- Surat Permohonan Pelimpahan Nomor Porsi Jemaah Haji bermaterai 10.000 yang ditujukan kepada Kepala KanKemenag Kota Jambi
- Asli surat keterangan sakit dari rumah sakit pemerintah dengsn kategori sakit sesuai SE menteri Kesehatan No.HK.02.01/MENKES/33/2020
- Asli Surat Kuasa penunjukan Pelimpahan Nomor Porsi Haji Sakit permanen yang ditanda tangani oleh Suami, Istri, ayah, Ibu, Anak kandung dan saudara Kandung yang diketahui Ketua RT dan Lurah/Kepala Desa
- Asli Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak yang ditanda tangani oleh penerima pelimpahan nomor porsi haji
- Fotokopi KTP Jamaah Sakit Permanen memperlihatkan aslinya
- Fotokopi KTP Jamaah Penerima Pelimpahan Nomor Porsi memperlihatkan aslinya
- Salinan KK, Akte Kelahiran, Buku Nikah atau ijazah jamaah sakit permanen menunjukan aslinya
- Salinan KK, Akte Kelahiran, Buku Nikah atau ijazah jamaah penerima pelimpahan nomor porsi haji Fotokopi buku tabungan menunjukan aslinya
- Fotokopi buku tabungan penerima pelimpahan nomor porsi haji
- Penerima Pelimpahan berusia minimal berusia 12 th

Seksi Bimas Islam (11)
PERMINTAAN ROHANIAWAN PENGUKUHAN/PENGAMBILAN SUMPAH (1):
- Surat Permohonan Permintaan Rohaniwan dan/atau berkas persyaratan Permintaan Rohaniwan ditujukan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi

Rekomendasi Bantuan untuk Rumah Ibadah (5):
- Surat Permohonan yang ditujukan kepada Kepala Kantor Kemenag Kota Jambi
- Proposal Permohonan Bantuan
- Sertifikat Tanah, IMB
- SK Pengurus Rumah Ibadah
- Telah terdaftar dalam Aplikasi Simas Kantor kementerian Agama Kota Jambi

PERMOHONAN PENGUKURAN ARAH KIBLAT (1):
- Surat Permohonan dan/atau berkas persyaratan Pengukuran Arah Kiblat ditujukan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi

PERMINTAAN DATA KEAGAMAAN (1):
- Surat Permohonan Permintaan Data Keagamaan yang ditujukan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi

REKOMENDASI PENDIRIAN RUMAH IBADAH (6):
- Surat Permohonan dan/atau berkas persyaratan Rekomendasi Pendirian Rumah Ibadah ditujukan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi, yang diketahui oleh Lurah/Kepala Desa, Ka.Kua Kecamatan |
- Sertifikat Tanah, IMB
- Susunan pengurus rumah ibadah
- Surat Rekomendasi dari FKUB
- Daftar nama dan KTP pengguna rumah ibadah paling sedikit 90 orang yang disahkan pejabat setempat sesuai dengan tingkat batas setempat
- Dukungan masyarakat setempat paling sedikit 60 orang yang disahkan oleh Lurah

PERMINTAAN JADWAL SHOLAT / IMSAKIYAH (1):
- Pemohon atau Surat Permohonan permintaan jadwal sholat/imsakiyah ditujukan kepada kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jamb

PERMOHONAN KONSULTASI SYARIAH (1):
- Pemohon atau Surat Permohonan Permohonan Konsultasi Syariah ditujukan kepada kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jamb

PERMINTAAN PEMBACA DOA (1):
- Surat Permohonan dan/atau berkas persyaratan Permintaan Pembaca Doa ditujukan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jamb

Mutasi Agama ( Masuk Agama Islam (7):
- Surat permohonan Mutasi Agama
- Photo copy KTP / Surat keterangan domisili dari RT setempat 1 lembar
- Photo copy kartu keluarga 1 lembar
- Pas Photo ukuran 3x4 warna 3 lembar
- Materai Rp.6000 2 pcs
- Map Kertas warna Kuning 2 Pcs
- Surat pernyataan Mutasi ditempat lain bagi yang sudah Mutasi Agama

SURAT KETERANGAN SIMAS UNTUK BANTUAN ) (2):
- Surat permohonan dari pengurus Masjid/Musholla diketahui oleh Ketua RT setempat
- Photo Copy proposal bantuan

PERMOHONAN TERDAFTAR PADA APLIKASI SIMAS KEMENAG (5):
- Surat Permohonan Permohonan terdaftar Pada Aplikasi Simas Kemenag yang ditujukan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi di ketahui RT Setempat
- Mengisi formulir pendaftaran
- SK Pengurus Masjid/Mushalla
- Potocopy Sertifikat atau AIW ( Kalau Ada )
- Poto Masjid/Mushalla

Seksi Pendidikan Madrasah (9)
LEGELISIR IJAZAH MADRASAH (2):
- Membawa Ijazah Asli
- Membawa photo Copy Ijazah

REKOMENDASI PINDAH ANTAR MADRASAH (2):
- Melampirkan surat keterangan pindah dari madrasah
- Melampirkan dokumen pendukung ( Jika Ada )

REKOMENDASI IZIN PENELITIAN DI MADRASAH (2):
- Mengajukan Permohonan yang ditujukan kepada kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi
- Melampirkan surat izin penelitian dari Perguruan Tinggi atau Instansi

REKOMENDASI PENDIRIAN MADRASAH MILIK MASYARAKAT (2):
- Mengajukan Permohonan yang ditujukan kepada kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi
- Melampirkan semua dokumen sesuai dengan juknis Dirjend Pendis nomor 1385 tahun 2014

SURAT KETERANGAN PENAMBAHAN JAM MENGAJAR (4):
- Mengajukan Permohonan yang ditujukan kepada kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi
- Melampirkan SK Guru
- Melampirkan SK pembagian Petugas
- Melampirkan Roster Pembelajaran

SURAT KETERANGAN PENGGANTI IJAZAH MADRASAH (2):
- Membawa ijazah / photo copy ijazah
- Membawa surat keterangan dari madrasah

REKOMENDASI IZIN PPL MAHASISWA DI MADRASAH (2):
- Mengajukan permohonan yang ditujukan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi
- Melampirkan semua dokumen sesuai dengan Kebutuhan PPL tersebut

REKOMENDASI BANTUAN SARANA PRASARANA MADRASAH (3):
- Mengajukan Permohonan yang ditujukan kepada kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi
- Melampirkan photo copy izin Operasional
- Melampirkan dokumen bantuan

PENGAJUAN BAHAN SERTIFIKASI GURU MADRASAH (6):
- Mengajukan Permohonan yang ditujukan kepada kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jambi
- Melampirkan ijazah terakhir
- Melampirkan SK Guru
- Melampirkan SK pembagian Petugas
- Melampirkan Roster Pembelajaran
- Melampirkan SK dari PT sebagai peserta PPG

Zakat Wakaf (0)
Seksi PAIS (1)
VERIFIKASI BERKAS SYARAT PEMBAYARAN TUNJANGAN PROFESI GURU DAN PENGAWAS PENDIDIKAN AGAMA PADA SEKOLAH UMUM (1):
- Surat Pengantar dan /atau berkas persyaratan pembayaran tunjangnan profesi guru dan pengawas pendidikan Agama sekolah umum ditujukan kepada kepala kantor Kementerian agama Kota Jambi

Seksi Pendidikan Diniyah dan Pontren (9)
Rekomendasi Perpanjangan Visa Santri Pondok (1):
- Permohonan dari pondok Pesantren

Laporan Bulanan Pondok Pesantren (1):
- Berkas Lap. Bulanan

Laporan Bulanan MDTA (1):
- Berkas Lap. Bulanan

Laporan Bulanan LPQ (1):
- Berkas Lap. Bulanan

Izin Operasional Diniyah Takmiliyah (4):
- Surat Permohonan dan Proposal
- SK Kepala Diniyah, SK Guru, dan SK Tenaga Administrasi
- Data Guru, Data Peserta Didik, dan Jadwal Pelajaran
- Surat Pernyataan Bermaterai 10.000

Rekomendasi Bantuan untuk Pondok Pesantren (5):
- Surat Permohonan
- Proposal Bantuan (Dilengkapi Profil Pondok Pesantren)
- Foto Copy Surat Izin Operasional Pondok Pesantren
- Foto Copy Akta Notaris Yayasan dan Surat Pengesahan Menkumham
- Foto Copy Surat Keputusan Kepemilikan Tanah atas nama Yayasan

Izin Operasional Penyelenggaraan Pendidikan Al-Quran (8):
- Surat Permohonan
- Surat Pernyataan dari Kepala LPQ bermaterai 10.000
- Surat Keterangan domisili LPQ dari Lurah/ Kepala Desa
- SK Kepala ( Memiliki seorang kepala )
- SK Guru ( Memiliki guru sekurang - Kurangnya 1 )
- Memiliki calon peserta didik sekurang - Kurangnya 15 siswa
- Tersedia Ruang Mengajar
- Bersedia melaksanakan ketentuan Penyelenggaraan LPQ sesuai peraturan / Ketentuan yang berlaku

Legalisir Ijazah pondok Pesantren Salafiah Tingkat Wusta (2):
- Ijazah asli
- Photo Copy Ijazah yang akan dilegalisir

Rekomendasi pembuatan pasport kuliah santri/ti (7):
- Surat permohonan
- Photo Copy bukti kelulusan
- Photo Copy Kartu Tanda Penduduk ( KTP )
- Photo Copy Kartu Keluarga ( KK )
- Photo Copy hasil seleksi perguruantinggi luar negeri dan blangko edaran
- Photo Copy Akte Kelahiran
- Photo Copy Ijazah terakhir

Login Petugas

Cek Status

Pengajuan/ Permohonan Layanan

lihat daftar persyaratan/ bahan dokumen yang harus diupload
Sebelum melanjutkan mengisi form di bawah ini, silakan siapkan (scan) dokumen persyaratan terlebih dahulu

Pengaduan/ Keluhan